Báo Giá Dịch Vụ Kêu Gọi Tài Trợ Sự Kiện

Kêu gọi tài trợ sự kiện không đơn giản là “gửi email xin tiền”. Đó là một dịch vụ chuyên nghiệp bao gồm nghiên cứu đối tác, xây dựng gói tài trợ (sponsorship package), soạn proposal thuyết phục, đàm phán điều khoản và đo lường hiệu quả. Một báo giá dịch vụ kêu gọi tài trợ sự kiện rõ ràng, minh bạch và có cấu trúc giúp ban tổ chức (BTC) ra quyết định nhanh hơn, giúp nhà tài trợ đánh giá giá trị và tăng tỷ lệ chốt hợp đồng.

Bài viết này cung cấp phân tích chuyên sâu về cấu thành báo giá, mô hình chi phí, tiêu chí đánh giá và mẫu báo giá tham khảo — tối ưu cho SEO và thực tiễn triển khai.

Báo giá dịch vụ kêu gọi tài trợ gồm những hạng mục gì?

Một báo giá chuyên nghiệp thường bao gồm các hạng mục cơ bản sau: khảo sát và phân tích tệp nhà tài trợ tiềm năng; xây dựng gói tài trợ theo cấp độ (vàng, bạc, đồng, đối tác truyền thông); soạn proposal và hợp đồng; triển khai đàm phán và follow-up; triển khai activation khi có tài trợ; và báo cáo media value sau sự kiện.

Mỗi hạng mục đều có công việc rõ ràng và yêu cầu nguồn lực khác nhau — vì vậy chi phí thường được tính theo mô-đun hoặc theo gói. Trong đó, khảo sát nhà tài trợ tiềm năng bao gồm nghiên cứu ngành, phân tích match giữa tệp khách hàng sự kiện và tệp khách hàng nhà tài trợ, liệt kê quyền lợi có thể trao đổi.

Xây dựng gói tài trợ cần rõ ràng về quyền lợi truyền thông, quyền activation, số lượng vé và quyền sử dụng logo. Soạn proposal yêu cầu kỹ năng copywriting và thiết kế để đảm bảo thông điệp hấp dẫn, có case study minh họa. Đàm phán tập trung vào điều khoản thanh toán, exclusivity (độc quyền ngành), và quyền rút lui. Báo cáo sau sự kiện đo lường media exposure, reach, engagement, leads và brand lift — đây là phần quyết định để chứng minh ROI.

Cách tính chi phí trong báo giá kêu gọi tài trợ

Mô hình tính phí phổ biến

Chi phí dịch vụ thường được tính theo ba mô hình: phí cố định (flat fee), phí theo tỉ lệ thành công (success fee) hoặc kết hợp cả hai.

Phí cố định phù hợp cho các sự kiện nhỏ, có phạm vi công việc rõ ràng.
Trong khi đó, success fee khuyến khích agency nỗ lực tối đa vì chỉ được hưởng phần trăm khi chốt được tài trợ.

Ví dụ: với một sự kiện 1.000 người, chi phí cố định có thể dao động 30–50 triệu VNĐ, cộng thêm 8–12% success fee trên tổng giá trị tài trợ huy động được.

Tiêu chí để lập báo giá chuyên nghiệp, thuyết phục

Một báo giá chuyên nghiệp cần thể hiện rõ giá trị và quyền lợi mà nhà tài trợ nhận được.
Các quyền lợi thường bao gồm: xuất hiện logo trên backdrop, quyền trưng bày booth, phát sản phẩm mẫu, xuất hiện trên truyền thông, và quyền kích hoạt tại sự kiện.

Minh họa quyền lợi cụ thể

Mô tả càng chi tiết, nhà tài trợ càng dễ đánh giá ROI.
Báo giá cũng nên kèm timeline, deadline thanh toán, và ví dụ minh họa (mockup logo hoặc ảnh activation).
Đây là yếu tố quan trọng giúp tăng tỷ lệ chốt hợp đồng.

Mẫu cấu trúc báo giá dịch vụ kêu gọi tài trợ (template)

1. Trang bìa: tên sự kiện, logo BTC, thông tin liên hệ.

2. Giới thiệu dịch vụ: mục tiêu và phạm vi công việc.

3. Phương pháp thực hiện: nghiên cứu, soạn proposal, đàm phán, báo cáo.

4. Gói dịch vụ & chi phí: Basic – Standard – Premium.

5. Quyền lợi nhà tài trợ theo từng gói.

6. Timeline & điều khoản thanh toán.

7. Case study minh họa và cam kết.

Một báo giá rõ ràng, kèm hình ảnh mô phỏng (mockup logo, bố trí booth) sẽ giúp nhà tài trợ hình dung giá trị thực tế hơn.

Những yếu tố quyết định giá trị trong báo giá

Media value (giá trị truyền thông) là yếu tố quan trọng nhất khi nhà tài trợ cân nhắc. Nó bao gồm tổng lượt hiển thị, reach, PR coverage, lượt tương tác và mức độ liên kết thương hiệu. Hoạt động activation sáng tạo (trải nghiệm thương hiệu, minigame, sampling, check-in) có thể giúp tăng gấp đôi giá trị truyền thông.

Khi lập báo giá, bên cung cấp dịch vụ nên dự đoán và đưa ra ước lượng media value dựa trên dữ liệu sự kiện trước đó hoặc benchmark ngành. Điều này giúp nhà tài trợ nhìn thấy tỉ lệ return on investment tiềm năng.

Lưu ý pháp lý và hợp đồng khi ký gói tài trợ

Báo giá chỉ là bước đầu; hợp đồng tài trợ (sponsorship agreement) là văn bản pháp lý ràng buộc quyền lợi và trách nhiệm. Hợp đồng cần nêu rõ: quyền sử dụng logo, thời hạn quyền lợi, điều khoản thanh toán, bảo hiểm (nếu cần), cam kết bảo mật data, và điều khoản xử lý vi phạm. Bên cung cấp dịch vụ kêu gọi tài trợ nên hỗ trợ soạn thảo hoặc review hợp đồng để giảm rủi ro cho BTC.

Ví dụ thực tế: báo giá cho sự kiện quy mô trung bình

Giả sử một hội nghị ngành F&B với 500 khách mời muốn kêu gọi tài trợ. Agency có thể đề xuất gói Standard gồm: nghiên cứu 40 nhà tài trợ tiềm năng, soạn 40 proposal cá nhân hóa, follow-up 3 lần, tổ chức 5 buổi pitching trực tiếp, hỗ trợ đàm phán và báo cáo media value sau sự kiện. Báo giá gói này có thể ở mức 25–40 triệu VNĐ phí cố định + 10% success fee. Con số cụ thể phụ thuộc vào mức độ cá nhân hóa proposal và quy mô follow-up.

Làm thế nào để tối ưu chi phí và tăng tỷ lệ chốt tài trợ?

Để tối ưu chi phí, BTC nên chuẩn bị tài liệu sự kiện chất lượng: deck sự kiện, audience profile, media kit, clip highlight trước đó. Những tài liệu này giúp giảm thời gian soạn proposal và tăng tỉ lệ chốt. Đồng thời, lựa chọn đối tác kêu gọi tài trợ có kinh nghiệm trong ngành sẽ rút ngắn vòng bán và tăng tỷ lệ thành công, từ đó giảm tổng chi phí trên mỗi tài trợ chốt được.

Kết luận

Một báo giá dịch vụ kêu gọi tài trợ sự kiện chuyên nghiệp không chỉ thể hiện chi phí, mà còn phản ánh năng lực và uy tín của đơn vị tổ chức.
Khi được xây dựng đúng cách, báo giá giúp doanh nghiệp thuyết phục nhà tài trợ nhanh hơn, tăng tỷ lệ ký kết và tối ưu nguồn lực.

Nếu bạn cần mẫu báo giá chuẩn, template proposal hoặc hỗ trợ chiến dịch tài trợ, hãy liên hệ ngay Kenhtaitro.com để được tư vấn miễn phí và nhận mẫu thực tế.